Il existe une Classification nationale des professions — un outil mis sur pied en 1993 par Développement des ressources humaines Canada en collaboration avec Statistique Canada —, mais elle n’est cependant pas très utilisée sur le terrain.

Voici de courtes descriptions des appellations les plus courantes, depuis le poste de commis jusqu’à celui de secrétaire de direction.

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Commis de bureau

Les postes de commis sont généralement des emplois occupés par les débutants dans une spécialisation en particulier, telle que la comptabilité, l’informatique, etc. Le commis de bureau, femme ou homme à tout faire, doit par exemple : aider la secrétaire, répondre au téléphone, accueillir la clientèle, classer du courrier et d’autres documents, assurer l’entretien des appareils de bureau (cafetière, télécopieur, photocopieur...), effectuer de la saisie de données, faire des courses à l’extérieur du bureau, etc.

Commis au service à la clientèle

Aussi appelées commis aux renseignements, ces travailleuses de première ligne constituent souvent le seul lien entre la population et les activités d’une entreprise. Elles recueillent les plaintes, les demandes de renseignements, etc.

Commis à la paye

Ces commis aident les responsables de la paye en récoltant les renseignements nécessaires pour émettre les chèques : nom, adresse, poste occupé, département, rémunération, nombre d’heures travaillées, retenues à la source, avantages sociaux, etc. Ils peuvent aussi effectuer des vérifications de données.

Commis de soutien administratif

Affublés d’une foule de titres qui varient selon les entreprises (commis à la documentation, aux autorisations, aux permis, aux requêtes, etc.), ces commis plus versés en paperasserie que la moyenne doivent récolter, traiter, compiler et vérifier toutes sortes de documents administratifs : commandes, factures, permis, garanties, contrats, etc.

Commis en comptabilité

Un peu plus versés dans les chiffres, les commis en comptabilité appuient le comptable dans sa tâche de tenir le compte des recettes et des dépenses. Ils peuvent recevoir différents titres : commis à la facturation, aux finances, aux comptes fournisseurs, aux comptes clients, à la vérification, etc.

Commis des services judiciaires

Ces spécialistes travaillent au sein même des tribunaux. Ils préparent les dossiers, le rôle, le greffe, les pièces judiciaires. Ils accueillent le public au greffe, lisent les accusations au tribunal, etc.

Secrétaires juridiques

Les secrétaires juridiques œuvrent dans les cabinets d’avocats et les études de notaires, les services juridiques, aussi appelés contentieux, de grandes entreprises publiques et privées, les sociétés immobilières, les bureaux de cadastre et les tribunaux. Elles reçoivent les clients, répondent au téléphone, préparent les procédures et les notes de frais, etc.

Secrétaires médicales

Les secrétaires médicales œuvrent dans les cabinets de médecins, les cliniques médicales, les CLSC, les cliniques dentaires, les bureaux d’optométristes et les hôpitaux. Elles reçoivent les patients, répondent au téléphone, prennent les rendez-vous, reçoivent les résultats d’analyses médicales, classent et préparent les dossiers, etc.

Réceptionnistes

Au sens strict, les réceptionnistes sont chargées d’accueillir les clients et de répondre au téléphone. Tout leur art consiste à diriger simultanément un grand nombre d’appels et de personnes vers le bon service, tout en gardant le sourire! Aujourd’hui, elles sont de plus en plus souvent remplacées par des systèmes vocaux automatisés. Certaines réceptionnistes travaillent pour des centres d’appels qui reçoivent les appels pour le compte d’entreprises clientes.

Agentes d’administration ou coordonnatrices du travail de bureau

Issue du nouveau DEC en techniques de bureautique, option coordination du travail de bureau, la première cohorte de diplômées entrera sur le marché du travail à partir de décembre 2002. Nul ne peut prédire l’accueil que leur feront les employeurs, qui confient habituellement les postes de coordonnatrices à des secrétaires chevronnées. Il faut en effet posséder des connaissances assez poussées en gestion des ressources humaines, administration, informatique, français et anglais. Ces agentes peuvent superviser le personnel, s’occuper de la gestion du matériel et des logiciels informatiques, etc.

Adjointes administratives ou secrétaires de direction

Véritables bras droits des dirigeants d’entreprise et des cadres supérieurs, ces secrétaires expérimentées organisent tout ce qui touche à l’administration. Haut perchées dans l’organigramme de la compagnie, elles assument généralement de lourdes responsabilités qui visent à soutenir la direction.

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Résultats

Québec

37,5 %

Situation de l'emploi :
Défavorable

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