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Sus à la paperasse!

«En général, les cadres sont des gens intelligents et très scolarisés, mais ils n’ont jamais appris comment travailler», soutient Ann Searles, présidente de IBT Canada/Caraïbes, une entreprise qui offre un programme permettant aux cols blancs de gagner plus de 10 heures par semaine grâce à une meilleure organisation.

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«Pouvez-vous voir la surface de votre bureau?» demande Ann Searles. Si la réponse est non, il y a de fortes chances que vous perdiez trop de temps à chercher l’information qu’il vous faut. «Le tiers de notre programme concerne l’organisation physique de la paperasse et des données électroniques.»

Pour faire le ménage, la firme propose la méthode des 4D, applicable à tout document qui jonche votre espace de travail : Débarrassez-vous-en, Déléguez-le, Déterminez un moment pour vous en occuper ou Décidez de le traiter tout de suite.

La standardisation des processus routiniers est un autre aspect important dans la quête de l’efficacité, poursuit la consultante. «Il faut s’organiser pour que les choses routinières (par exemple, déposer des chèques à une fréquence régulière) se fassent aussi facilement que possible pour libérer notre pensée.»

Enfin, il faut savoir délimiter sa charge de travail. Tout le monde a une liste de choses à faire, mais il peut être salutaire d’avoir une liste de choses… à ne pas faire, pour éviter de s’éparpiller. «La pire décision que peuvent prendre les gens surmenés, c’est de travailler plus fort», conclut Ann Searles.

Plan de match

Comment arriver à limiter le stress lié à la surproductivité. (En attendant que le patron vous en demande moins!)

Mettez par écrit les tâches à accomplir afin de ne pas vous stresser avec les oublis potentiels.

Prévoyez du temps pour les imprévus.

Distinguez l’essentiel de l’accessoire afin de ne pas perdre votre temps avec des détails inutiles.

Favorisez une meilleure répartition du travail en ciblant les mandats ou les tâches qui pourraient être faits par quelqu’un d’autre.

Libérez-vous l’esprit en faisant tout de suite ce qui peut l’être et en notant ce qui devra être fait plus tard.

Validez avec votre patron le niveau de priorité de chacun de vos mandats et les échéances réelles.

Lorsque votre patron vous fait une demande urgente, assurez-vous de le prévenir si cela influe sur la réalisation de vos autres mandats. Informez-le de vos priorités et sensibilisez-le au fait que votre temps disponible est limité.

Accordez-vous des délais réalistes lorsque vous promettez d’exécuter une tâche.

Prenez le temps de cibler les gens qui peuvent vous être utiles dans l’entreprise. Le travail d’équipe multiplie les idées et les solutions et permet de répartir le travail selon les forces de chacun. Partager à plusieurs le stress inhérent à une tâche est également libérateur.

Assurez-vous de conserver du plaisir à travailler. Une attitude joviale et quelques blagues permettent d’alléger l’atmosphère et de regarder la tâche à accomplir avec plus de légèreté.

Constatez vos réussites et réalisations : elles vous donneront l’énergie et la confiance nécessaires pour aller de l’avant.

Efforcez-vous de garder la forme sur les plans physique et psychologique : évacuez votre stress par l’exercice et la relaxation; octroyez-vous du bon temps en famille, seul et entre amis.

Ne mangez pas sur le coin du bureau tout en travaillant, dans l’espoir de gagner du temps. Votre cerveau a besoin de s’aérer!

Et surtout :

Lorsque vous n’êtes pas en mesure de satisfaire aux exigences de votre supérieur, dites-le-lui. Tant que vous accomplirez votre travail (même si c’est le soir quand les enfants sont couchés), il jugera ses demandes réalistes.

Demandez-vous si vous avez les compétences et connaissances techniques requises pour exécuter vos mandats, car vous pouvez perdre beaucoup de temps si ce n’est pas le cas. Au besoin, utilisez la formation continue pour combler vos lacunes.

Avisez votre patron si vous n’avez pas les conditions requises pour accomplir efficacement vos mandats (outils informatiques non performants, besoin d’une deuxième secrétaire, etc.). Parlez le langage de votre supérieur en lui faisant valoir les coûts liés à cette perte de productivité!

Si le nombre d’heures nécessaires pour effectuer correctement votre travail n’est plus raisonnable, parlez-en avec votre supérieur.

Ne perdez pas la santé à force de travailler. Établissez vos priorités et entreprenez des démarches de recherche d’emploi si vous constatez qu’il n’y a aucune volonté de changement de la part de votre employeur.