Un travailleur reçoit en moyenne jusqu’à 50 courriels par jour au bureau. Au retour de deux semaines de vacances pleinement méritées, cela signifie 500 messages à traiter, en plus des dizaines d’autres qui attendent une réponse dans la boîte vocale. Sans parler des nombreux dossiers laissés en plan et de ceux qui se sont rajoutés entre-temps.

Selon un sondage réalisé l’an dernier par la firme en ressources humaines OfficeTeam, les gestionnaires nord-américains estiment que leurs employés mettent en moyenne une journée et demie pour retrouver leur productivité après un long congé. «À elle seule, la gestion des messages électroniques et de la boîte vocale représente une tâche qui peut se révéler longue et fastidieuse», prévient Nathalie Barrette, directrice de la division montréalaise d’OfficeTeam.

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En fait, planifier ses vacances, c’est aussi planifier son retour de vacances…

Avis à tous!

«Avant de partir en vacances, je prends toujours le temps de demander à quelqu’un de s’occuper de mes dossiers.» C’est en mettant ces sages paroles en pratique que Philippe Lazzaroni, p.-d.g. de Direct Impact, une firme de développement de stratégies informatiques, arrive à s’éviter des retours de vacances chaotiques.

Selon lui, la meilleure façon de passer de vraies vacances, c’est de planifier son départ le plus minutieusement possible. «Pour que les vacances soient bénéfiques, il faut “déconnecter”. Et la seule manière d’y parvenir, c’est de ne laisser aucun dossier en suspens avant de quitter et de ne rien apporter avec soi. Autrement dit, il faut faire le vide avant de partir! Pas après…»

Pour s’éviter une avalanche de courriels, il lui suffit d’en envoyer un seul : «J’envoie un courriel à tous mes clients, au moins deux semaines à l’avance, pour les aviser que je serai absent. Je leur signale qu’ils peuvent s’adresser à un collègue en cas de besoin. De plus, je change le message de ma boîte vocale en indiquant quelle personne prendra la relève en cas d’urgence.»

Question de faciliter la tâche du collègue qui nous remplacera pendant notre absence, on lui dressera une liste détaillée de nos différents projets ou dossiers, et de leur état respectif.

Coupure totale

Après maintenant quatre années d’expérience comme conseillère principale en ressources humaines au Cirque du Soleil, Lysanne Desjardins a réussi à mettre sur pied un système efficace pour bien préparer son départ.

D’abord, une règle arithmétique : la durée des vacances détermine la durée de la préparation. Par exemple, si le congé durera trois semaines, on doit commencer à planifier son absence trois semaines à l’avance, histoire de ne pas s’embourber la dernière journée. Lysanne respecte aussi la condition de ne pas prendre de nouveau dossier durant ce temps de préparation. Et elle n’a pas peur de déléguer! «Je demande à quelqu’un de faire le tri de mes courriels pendant mon absence, de jeter ce qui n’est pas important ou ce qui ne sera plus pertinent lorsque je serai de retour.»

Les vacances de Lysanne se concentrent alors sur la détente et le plaisir… ou presque. «Je laisse quand même un numéro de téléphone à l’équipe de mon département, où ils pourront me joindre en cas d’urgence. Toutefois, je m’assure que ces personnes ne le donneront pas à mes clients!»

Pour retrouver son rythme de travail plus rapidement une fois revenu, un plan de match s’impose avant le départ. «Avant de quitter, je me fais une liste pour savoir où j’en suis avec certains dossiers, poursuit Lysanne. Cette liste, je la donne à quelques personnes, celles qui sont au courant de mes projets. Au retour, je m’assois avec elles afin de vérifier l’état des dossiers. Je m’assure que les questions et les problèmes qui sont survenus ont été réglés.»

Il est essentiel de déléguer des tâches et d’établir une liste de priorités pour s’assurer un retour de vacances paisible, confirme Jacques Lafleur, psychologue spécialisé dans la gestion du stress au travail. «Cette impression d’être débordé est une bonne occasion de développer un sens des priorités plus aigu en se demandant, par exemple, qu’est-ce qui est essentiel et urgent dans nos tâches, qu’est-ce qui peut attendre, qu’est-ce qu’on peut déléguer, même si on a tendance à se croire indispensable.»

Une dernière consigne pour un retour tout en douceur : prendre de vraies vacances! «Une semaine de vacances, ce n’est pas assez pour décrocher, croit Philippe Lazzaroni. Ça prend en moyenne une semaine à notre cerveau pour vraiment changer de mode. Alors si on veut en profiter au maximum, il faut un minimum de deux semaines de congé.» Seulement deux, vraiment?

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