«Encore une réunion», soupirez-vous, accablé à l’idée de perdre une fois de plus quelques précieuses heures en discussions oiseuses, alors que le boulot s’accumule sur votre bureau. La «réunionite» frappe de nouveau.

«Il y a ”réunionite“ quand on regroupe beaucoup de gens pour effectuer un travail qui aurait pu être fait par une ou deux personnes. Ou quand des gens sortent d’une réunion de deux heures en pensant que le boulot aurait pu être abattu en 20 minutes», explique Jean-Louis Langevin, conseiller en développement organisationnel.

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La «réunionite», c’est donc l’impression qu’ont bien des gens de perdre leur temps en réunions inutiles, trop longues ou simplement trop nombreuses.

Selon Carol Bélanger, directeur du Groupe d’études et de recherche sur le stress (GERES) à l’École des Hautes Études Commerciales, cette possible flambée de réunions pourrait être la conséquence du «management renouvelé, qui fait davantage participer les employés à la gestion des organisations», dit-il.

«Certaines personnes peuvent être très frustrées si on discute d’un sujet ou si on prend une décision sans elles», confirme Jean-Louis Langevin, qui est aussi président du Groupe Gagné-Langevin et coauteur du livre Donnez du pep à vos réunions (Éd. Transcontinental, 1995). «Les gens aiment qu’on leur demande leur avis, poursuit Carol Bélanger. Ils aiment avoir du poids dans les décisions.»

Pour éviter de susciter ce type de frustration chez leurs employés, les gestionnaires multiplient les réunions. Mais paradoxalement, plusieurs employés se plaignent d’être trop souvent convoqués au sommet. «Ce qui détermine notre perception d’une “réunionite”, poursuit-il, c’est l’impact qu’on a dans une réunion et l’importance qu’on accorde à son sujet. Mais ce n’est pas parce que ce n’est pas important pour moi que ça ne l’est pas pour les autres.»

Heureusement, la «réunionite», ça se soigne. En voici le remède.

Destination inconnue

La «réunionite» frappe surtout là où l’improvisation règne en maître. Pour l’éviter, il faut d’abord préparer ses réunions soigneusement.

Le b-a ba de la préparation, c’est l’ordre du jour, expédié à l’avance aux participants avec tous les documents requis – que les participants devront avoir pris la peine de lire, ou à tout le moins de parcourir, avant la rencontre. Un ordre du jour vous permettra aussi de mesurer l’efficacité de la réunion une fois cette dernière terminée. Car les réunions inutiles sont souvent causées par l’ignorance des objectifs qu’on cherche à atteindre. Bref, c’est bien de partir en voyage, mais encore faut-il connaître sa destination.

D’entrée de jeu, il faut établir clairement l’objectif de la réunion : les invités sont-ils là pour participer à une décision ou simplement pour recevoir de l’information?

«Et il faut que ce soit vrai, ajoute Carol Bélanger. Si les décisions dont on fera part pendant la réunion sont déjà prises, on doit le dire. On entend souvent des gens se plaindre qu’on fait semblant de les consulter. La “réunionite” peut venir de là : le dirigeant a oublié de dire qu’il voulait juste informer.»

Pour éviter cet imbroglio fréquent, Jean-Louis Langevin suggère d’ajouter à l’ordre du jour, pour chacun des thèmes qui seront discutés, une lettre indiquant aux participants le degré d’implication qu’on exige d’eux : «I» pour de l’information à donner ou à recevoir, «C» pour consultation et «D» pour une décision à prendre. «Sinon, il y en a un qui joue au hockey, l’autre au basket, le troisième au soccer, et chacun joue selon des règles différentes...»

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