Les réunions n’ont pas toujours eu mauvaise presse auprès des travailleurs. D’après Johanne Deschamps, directrice du service de l’éducation à la Fédération des travailleurs du Québec (FTQ), l’idée négative qu’on s’en fait est la conséquence d’une habitude qui s’est répandue chez les employeurs pendant les années 1990. «À l’époque des nombreuses restructurations et des changements dans les entreprises, on consultait les travailleurs sur tout et sur rien. Mais ils ne savaient jamais ce qu’il advenait de leurs suggestions», dit-elle. La réunionite, cette maladie organisationnelle qui gruge du temps et cause bien des frustrations, commençait tout juste à sévir.

En réaction à cette affection, les b.a.-ba de la réunion efficace se sont multipliés. Bien que pertinentes, les stratégies proposées ne suffisent pas à redorer le blason des réunions. Toutefois, au-delà de leur réputation, elles recèlent des atouts.

Avantage social

On n’y songe pas spontanément, mais la réunion constitue un bon endroit pour socialiser, affirme Marie-Ève Gagné, gestionnaire à la Banque Nationale du Canada. «Au début de la réunion, chacun arrive avec son café et jase avec les autres. Il s’informe de l’état de la construction de la maison, de l’arrivée du bébé. Ce moment permet d’amorcer des discussions sur des sujets autres que celui du travail.» Bien sûr, il y a les cinq à sept, concède-t-elle. Mais tout le monde ne peut pas y aller. Les mêmes personnes s’absentent souvent et développent peu de contacts avec les collègues. «Une équipe de travail fonctionne toujours mieux quand les membres ont l’occasion d’échanger», fait valoir la gestionnaire.

Au bar Café Campus, une coopérative située à Montréal, les assemblées générales sont assez fréquentes et commencent toujours par un brunch. Ces moments permettent d’éviter les scissions entre les employés du jour et ceux du soir, pense la coordonnatrice, Nancy MacDonald. Ils favorisent aussi une meilleure compréhension des revendications des employés et, finalement, la bonne entente entre eux.

Certaines organisations choisissent de tenir des réunions à l’extérieur du lieu de travail, dans un restaurant ou sur un site de villégiature. Jean-Philippe Carrier, dentiste à la Clinique dentaire Berthiaume, à Chambly, aime bien ces occasions qui lui permettent de mieux connaître ses collègues. «Juste le fait de laisser le sarrau de côté et de se voir en tenue de ville change la dynamique», souligne-t-il.

Selon Didier Noyé, auteur de Réunionite : guide de survie (Insep Consulting Éditions, 2005), le bon équilibre entre les échanges formels et informels, surtout avant la réunion, permet de gagner du temps. «On repère déjà les débats que l’on doit avoir pendant ladite réunion», explique-t-il. Au Café Campus, par exemple, les serveurs voulaient faire construire une petite scène, mais les portiers préféraient une piste de danse. «Les brunchs ont mis en relief les différents points de vue. On savait à quoi s’attendre et où mettre nos efforts pour trouver une entente pendant la réunion», explique Nancy MacDonald.

Reposer ses neurones

Évidemment, il arrive que des travailleurs profitent des réunions pour passer au neutre. D’après Johanne Deschamps, il est certain que «pendant l’heure ou deux où ils sont en réunion, les gens ne sont pas en train de faire un job qu’ils n’aiment peut-être pas». La coach d’affaires Nadine McPhail-Fortin regarde les choses par l’autre bout de la lorgnette. «Ne jamais décrocher de son ordinateur, ce n’est pas très sain. Une réunion, c’est une sorte de pause qui augmente l’efficacité au travail.»

Elles sont en tout cas très salutaires pour les téléphonistes de centres d’appels, croit Marie-Ève Gagné, qui remarque que ses employés sont heureux de déposer leur micro le temps d’une réunion.

Claude Sévigny, andragogue et animateur de réunions, offre des services de formation et d’éducation aux adultes depuis plus de 20 ans. Selon lui, le remue-méninges est un exercice où la recherche d’idées folles prévaut. «Si les employés veulent améliorer le service à la clientèle, ils vont lancer toutes sortes de propositions, comme aller servir les clients chez eux ou leur offrir à boire dès qu’ils arrivent», explique-t-il. C’est à l’étape suivante que l’on travaille, transforme et combine les idées. «Finalement, sur une cinquantaine d’idées lancées, seulement quelques-unes seront récupérables, mais il y a de fortes chances qu’elles plaisent à tout le groupe.»

Si les remue-méninges se déroulent habituellement dans l’humour et à un rythme soutenu, c’est parce qu’ils sollicitent la partie droite du cerveau, qui est plus imaginative, créative et spontanée, d’après la psychologue organisationnelle Cindy Larabie. «Le travail dans les organisations privilégie le recours à l’hémisphère gauche, qui fait appel à l’ordre et à la raison», dit-elle. Et l’autocensure, très puissante chez l’adulte, se manifeste beaucoup en réunion. «Les gens pensent trop à préserver leur image et ne se permettent aucun écart. Un remue-méninges, c’est un délire de créativité encadré qui est très stimulant.»

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